Envoi dématérialisé des factures

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4 months 13 hours ago #349106

Bonjour
Avec la dématérialisation des factures, mon client aimerait que la facture générée d'Hikashop soit envoyée directement à son comptable.
Comment faire ? En créant un statut de commande spécifique qui envoi à une adresse mail particulière ?
Quand la facture est en statut remboursée ou annulée, il y a bien une facture d'avoir émise ? donc il faudrait aussi qu'elle soit envoyée au comptable : je peux faire un seul statut pour envoyer : facture et avoir ?
Merci pour votre aide

Last edit: 3 months 1 week ago by houba_houbi.

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4 months 8 hours ago #349109

Bonjour,

Nous pouvons vous suggérez d'utiliser la "Payment notifications email address", voyez ma screenshot :



Vous trouverez cela dans la partie Configuration d'HikaShop, Main tab => Emails part
Si vous voulez entrer plusieur emails séparé les simplement avec une ",".
En espérant que cela vous aide

Cordialement

Last edit: 4 months 12 hours ago by Philip.

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3 months 3 weeks ago #349309

Bonjour
Cette option envoi une notification sur quels statuts de commandes ?
Car si la transaction est annulée / remboursée ensuite ? il faut recevoir également l'avoir.
Merci

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3 months 3 weeks ago #349334

Bonjour,

Quand un plugin de paiement passe une commande de "créée" à "confirmée", HikaShop génère un numéro de facture pour la commande.
Et lorsque vous cliquez sur le bouton "facture" d'une commande dans le backend, HikaShop affiche une facture avec ce numéro.
Si vous cliquez sur ce bouton avant la confirmation de la commande, alors la "facture" est affichée avec le numéro de commande.

HikaShop envoi un récapitulatif de la commande dans les emails. Mais il n'inclut pas par défaut une facture PDF à l'email.
Pour cela, il y a un plugin PDF invoice ( www.hikashop.com/marketplace/product/18-plugin-pdf.html ) qui va justement inclure la facture dans l'email à destination de l'utilisateur suite à la confirmation de la commande.
Si vous voulez que le comptable reçoive une copie de cet email avec le PDF attaché, c'est possible. Il suffit d'indiquer l'email du comptable dans l'option "BCC" de "order status notification" via le menu System>Emails d'HikaShop.
Il n'y a pas de mécanisme d'avoir dans HikaShop. Si vous changez le statut d'une commande confirmée en "remboursée", rien ne se passe.
Cependant, lorsque vous changez le statut de la commande dans le backend, vous pouvez activer la notification de l'utilisateur. Dans ce cas, l'utilisateur recevra l'email "order status notification" avec le message comme quoi sa commande a été remboursée. Et si vous avez mis l'email du comptable en BCC, il recevra aussi cet email. A charge pour le comptable de faire l'avoir correspondant dans le logiciel de comptabilité qu'il utilise.

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3 months 3 weeks ago #349361

Bonjour Nicolas

Merci pour ces infos car je n'avais pas compris comme le bouton "facture" est disponible quelque soit le statut de la commande et que le document s'appelle "facture", je n'avais pas vu que c'est soit le numéro de commande soit le numéro de facture qui est affiché. C'est trompeur car sur le document facture il y a systématiquement "Facture : numéro" or il ne devrait pas y avoir de numéro mais à la place "Commande : numéro" ? et le document devrait s'appeler "commande" et non "facture" d'un point de vue comptable ?

Je ne savais pas qu'il n'y avait pas d'avoir avec la solution (ce n'est pas moi qui l'utilise c'est mon client). Donc pour une entreprise qui est exclusivement en pure e-commerce, elle doit avoir un logiciel pour juste établir des avoirs ?

Effectivement il faudrait le plugin pour avoir une PJ.
Pour le comptable, je n'ai peut-être pas été claire effectivement sur ma demande, il s'agit d'envoyer au cabinet d'expertise comptable de manière dématérialisée les factures et non à un comptable de l'entreprise. Donc la notification via "order statuts notification" qui envoi exactement le même texte avec le détail de la commande n'est pas à lui envoyer, juste la facture.

Last edit: 3 months 3 weeks ago by houba_houbi.

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3 months 3 weeks ago #349362

Bonjour,

1. C'est parce que certains marchands ont besoin de fournir des factures à leurs clients à la création de la commande, avant le paiement. Car leurs clients ont besoin d'avoir la facture avant de faire le règlement. Du coup, c'est pour leur permettre de faire cela.

2. Non, il n'y a pas forcément besoin de gérer des avoirs.
Normalement, dans l'ecommerce, le remboursement est possible dans le mois (la durée varie d'un pays à l'autre). Du coup, il n'y a pas d'avoir vu que l'argent est retourné directement au client.
Un avoir, c'est normalement utile lorsque vous ne remboursez pas le client mais il a retourné le produit et pourra utiliser l'argent qu'il vous a déjà envoyé pour un nouvel achat futur.
Sur notre site par exemple, il n'y a pas d'avoirs. La facture est créée à la confirmation de la commande. Et si le client demande à être remboursé sous 30 jours, il est remboursé et la commande passe en remboursée. Pour notre comptable, nous réalisons tous les trimestres un export des commandes confirmées et remboursées, et un export des paiements de nos plateformes de paiement en ligne. Ensuite, le comptable importe cela dans son logiciel de compta. C'est bien plus facile que d'avoir à rentrer à la main le détails de chaque commande dans son logiciel (et donc beaucoup moins cher pour nous vu que c'est aussi un comptable externe).
Après, peut être que dans le cas de votre client, il a besoin de gérer des avoirs car il est dans un cas de figure spécial ? Ou peut être que son logiciel de compta parle "d'avoirs" pour des remboursements ?

3. Il n'y a pas d'option pour envoyer un autre email avec la facture à une autre adresse email. Soit vous envoyez le même email (de toute façon, les informations dans l'email sont les mêmes que les informations sur la facture), soit il faudrait développer quelque chose pour gérer un autre email.

The following user(s) said Thank You: houba_houbi

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3 months 2 weeks ago #349454

Bonjour Nicolas,

1. et 2. Un grand merci pour toutes des infos précises, je vais pouvoir voir avec mon client qui verra avec son comptable.
Concernant les avoirs je pense que c'est surtout en BtoB que c'est obligatoire, que l'on rembourse le client ou que l'avoir soit déduit d'un prochain règlement ? je verrai avec lui.

3. ok ça marche.
Si d'autres personnes auraient ce besoin, peut-être qu'une évolution d'Hikashop serait de pouvoir avoir des statuts de commande avec possibilité de notification à des emails choisis ?

Grand merci pour tout ! Toujours au top !

The following user(s) said Thank You: Philip

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3 months 2 weeks ago #349460

Bonjour,

3. Avoir des statuts de commande extras, c'est possible via le menu Système>Statuts de commande.
Pouvoir personnaliser l'email "order status notification" en fonction du statut de commande est également possible
Et il est aussi possible de rajouter des adresse emails qui reçoivent cet email en plus de l'utilisateur.
Donc il y a déjà pas mal de choses faisables.

Avoir un moyen de créer de nouveaux emails avec un contenu différent des emails déjà présents et en plus avoir la possibilité d'y rajouter la facture PDF, cela me semble complexe comme option. Dans ce cas, il faudra de toute façon que le marchand fournisse le code preload/HTML/CSS de l'email. Et donc, il faut de toute façon être développeur. Dans ce cas là, c'est faisable actuellement en développant un plugin. Cela me semble être beaucoup de travail pour une solution plus que bancale et dont je pense peu de personnes en auront l'utilité :/

The following user(s) said Thank You: houba_houbi

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